Dopo il lockdown causato dalla pandemia Covid-19, che ci ha insegnato a lavorare da remoto e incontrarci virtualmente con l’aiuto degli strumenti digitali, torna la necessità di organizzare eventi dal vivo. Cambiano le regole, con le misure anti-coronavirus che tengono conto soprattutto del distanziamento interpersonale e gli obiettivi. Capiamo insieme come cambia il modo di organizzare eventi nel post-Covid.
L’importanza della strategia
Le aziende stanno rivedendo le proprie strategie, devono decidere cosa e come comunicare: in questo clima di incertezza prevale a volte il timore nell’organizzare un evento fisico ma, allo stesso tempo cresce l’esigenza di far incontrare nuovamente le persone.
Vediamo come le campagne pubblicitarie piene di persone in mascherina stanno via via scomparendo per lasciare spazio a spot che inneggiano a positività, immagini solari.
Questo ci fa capire che il trend attuale è quello di una nuova normalità, con un’esigenza sempre più prorompente di incontrarsi nuovamente.
Le linee guida per gli eventi
L’ultimo DPCM ferma gli eventi in Italia ancora fino al 14 luglio, ma la maggior parte delle regioni ha riaperto tramite ordinanza le attività convegnistiche di diversa natura e le fiere.
Tutte indicano linee guida precise basate, come abbiamo detto, sul principio del distanziamento interpersonale. A questo proposito, l’indicazione dei protocolli è che “il numero massimo dei partecipanti all’evento dovrà essere valutato dagli organizzatori in base alla capienza degli spazi individuati, per poter ridurre l’affollamento e assicurare il distanziamento interpersonale”. La distanza tra i partecipanti nelle varie fasi dell’evento è di 1 metro.
Il distanziamento sociale deve essere quindi molto bene organizzato, con spazi definiti, corridoi di accesso e uscita differenziati e, di conseguenza, anche tempi molto scanditi, per evitare assembramenti di persone, potenzialmente dannosi e comunque non permessi.
La sanificazione è un altro argomento importante, gli ambienti devono essere igienizzati prima e dopo l’evento, i dispositivi di protezione (mascherine e gel disinfettante) devono essere a disposizione del pubblico durante tutto l’evento.
A proposito di misure anti-contagio per gli eventi, un’indicazione valida viene dalle linee guida pubblicate dall’associazione di settore Federcongressi&eventi e riprese dalle ordinanze regionali.
Le tipologie di evento
Benché non ci siano più restrizioni a livello di viaggi, si riscontra ancora una scarsa propensione agli spostamenti, le persone ancora non gradiscono l’idea di condividere spazi ristretti per raggiungere altre città, motivo per il quale le aziende stanno dando preferenza a eventi locali, che non richiedano trasferte potenzialmente dannose.
Il modello che attualmente risulta più attuabile è quello di evento ibrido, che combina evento in presenza in location e che viene condiviso in streaming con platee più ampie. Questo compromesso consente una dimensione fisica senza rischi per la salute e garantisce così una maggiore interazione con il pubblico e a detta degli esperti è destinato a diventare un modello interessante anche per il futuro.
Gli eventi in presenza sono insostituibili
Questo perché in questi mesi si è compreso come la tecnologia possa essere un aspetto complementare a supporto dell’organizzazione di eventi, ma anche come gli eventi in presenza sono insostituibili. L’esigenza di un incontro fisico, soprattutto per riunioni atte al consolidamento ad esempio, di una forza vendite, è una condizione imprescindibile. Nonostante le chat room siano ormai rodate e sdoganate come “luoghi” di meeting alternativi, è decisamente difficile gestire online una discussione che coinvolga più di due/tre persone. Una limitazione che provoca innanzitutto frustrazione da parte di chi non riesce ad intervenire e favorisce il forte rischio di misunderstanding tra i partecipanti.
Professionisti nell’organizzazione di meeting
Con la ripartenza degli eventi fisici è quindi molto importante affidarsi a professionisti nell’organizzazione di meeting e eventi. Oltre ad essere costantemente informati sulle nuove regole, conoscono ed attuano tutte le procedure essenziali per organizzare eventi sicuri. In questo modo sia i partecipanti che le aziende ospitanti sono protetti da rischi per la salute e si evitano spiacevoli controversie alimetate dalla mancata applicazione delle norme vigenti.
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